Sääntömuutokset

From Helsinki Hacklabin wiki
Jump to navigation Jump to search

Muutokset 2019

Tehdään tähän sivuun muutosehdotuksia sääntöihin syyskokousta 2019 varten.

Muutetut kohdat kirjoitetaan lihavoidulla tekstillä, jotta ne erottaa nykyisistä säännöistä, ja keskustelu tapahtuu sivulla Keskustelu:Sääntömuutokset

Uudet työtilaa koskevat säännöt

Taustaa

Aikaisemmin ollut hallituksen hyväksymät tilan käyttäytymissäännöt:

Turvallisuutta ja käyttäytymistä koskevat säännöt (luonnos)

Työtilassa

  • käyttäydytään asiallisesti, kohteliaasti, tasa-arvoisesti ja muut huomioon ottaen.
  • ei esiinnytä päihtyneenä tai muiden aineiden vaikutuksen alaisena
  • ei käytetä ilman valtuutusta niitä laitteita, joilta erikseen edellytetään oma käyttökoulutuksensa
  • toimitaan sekä oma että muiden turvallisuus huomioon ottaen
  • ylläpidetään siisteyttä ja huolehditaan varsinkin oman työskentelyn jälkien korjaamisesta

Hallituksella on harkintansa mukaan mahdollisuus esittää määräaikaisia poikkeuksia tai lisäyksiä työtilan sääntöihin perustelluista syistä.

Varsinaiset säännöt ja sen muutosluonnokset

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Helsinki Hacklab ry, ja sen kotipaikka on Helsinki.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistys on poliittisesti ja uskonnollisesti sitoutumaton yhdistys, joka toiminnallaan pyrkii kehittämään ja edistämään jäsentensä sekä lähiseutunsa tieteellisiä, teknillisiä, taiteellisia sekä kädentaidollisia harrastusmahdollisuuksia. Lisäksi yhdistys pyrkii harjoittamaan ja edistämään radioamatööritoimintaa Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys pyrkii hankkimaan jäsentensä käyttöön tiloja sekä välineistöä. Yhdistys voi myös harjoittaa koulutus-, tiedotus- ja julkaisutoimintaa sekä järjestää tutustumisretkiä. Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi, hankittuaan tarvittaessa asianmukaisen luvan: - kerätä jäsenmaksuja, - ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia sekä testamentteja, - järjestää keräyksiä, arpajaisia, myyjäisiä, tilaisuuksia sekä - omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta.

3. Jäsenet

Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Kannattavaksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Varsinaiset jäsenet ja kannattavat jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.

Yhdistyksen tiloissa tai yhdistyksen laitteilla työskentelevillä jäsenillä pitää olla voimassaoleva tapaturmavakuutus.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai on muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja. Hallitus voi erottaa jäsenen myös, jos jäsen on rikkonut joko tahallaan, toistuvasti tai tuottamuksellisesti hallituksen vahvistamia yhdistyksen työtilan sääntöjä.

5. Liittymis- ja jäsenmaksu

Varsinaisilta jäseniltä ja kannattavilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta erikseen kummallekin jäsenryhmälle päättää yhdistyksen kokous.

Loka-, marras- ja joulukuussa jäseneksi liittyvältä jäseneltä jäsenmaksua voidaan alentaa tai jäsen voidaan vapauttaa jäsenmaksusta hallituksen harkinnan mukaan.

Yhdistyksen hallituksella oikeus vapauttaa yksittäinen jäsen jäsenmaksuvelvoitteesta harkintansa mukaan vuodeksi kerrallaan.

6. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu yhdistyksen kokouksessa valittu puheenjohtaja ja 3-7 muuta jäsentä. Hallituksen jäsenten ja puheenjohtajan toimikausi on kaksi kalenterivuotta. Hallituksen jäsenistä on erovuorossa vuosittain puolet. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta, kun hän katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna, on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee. Varsinaisilla jäsenillä on oikeus pyynnöstä tutkia hallituksen pöytäkirjoja.

7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä. Toisen nimenkirjoittajan tulee kuitenkin olla puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja.

8. Tilikausi ja toiminnantarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille viimeistään neljä viikkoa ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.

9. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Yhdistyksen kevätkokous pidetään helmi-toukokuussa ja syyskokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty jollekin hallituksen jäsenelle. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi ääni. Äänioikeutetun jäsenen estyessä voi hän valtuuttaa asiamiehen yhdistyksen jäsenten keskuudesta edustamaan itseään kokoukseen. Jokainen yhdistyksen jäsen voi edustaa valtakirjalla vain yhtä jäsentä. Kannattavalla jäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan kokouksen puheenjohtajan ääni ratkaisee.

10. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse.

11. Varsinaiset kokoukset

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle kalenterivuodelle
6. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
7. valitaan yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja heille varatilintarkastajat
8. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

12. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

Changes in 2019

Proposed changes to the rules for the Fall 2019 meeting will be made on this page.

Modified paragraphs are written in bold to distinguish them from the current rules, and the discussion takes place on the page Talk: Sääntömuutokset

New workspace rules

Background

Previously approved by the Board space behavior rules:

Safety and conduct rules (draft)

In the workspace

  • behave in a matter-of-fact, courteous, equal and respectful manner.
  • does not occur while intoxicated or under the influence of other substances
  • do not use without authorization those devices that require their own training
  • operate with both personal and other safety in mind
  • maintain cleanliness and take care especially to correct traces of your own work

The Board has the option, at its discretion, to propose temporary exceptions or additions to the workspace rules for justified reasons.

The actual rules and their draft amendments

1. Name and domicile of the association

The name of the association is Helsinki Hacklab ry, and its domicile is Helsinki.

2. Purpose and quality of operation

The association is a politically and religiously non-aligned association that seeks to develop and promote the scientific, technical, artistic and artisanal opportunities of its members and the surrounding area. In addition, the association seeks to engage in and promote amateur radio activities In order to achieve its purpose, the association strives to provide its members with facilities and equipment. The association can also carry out training, information and publication activities, as well as organize sightseeing trips. In order to support its activities, the association may, after obtaining appropriate permission: - collect membership fees, - receive grants, donations and wills, organize fundraisers, lotteries, sales, events and - owns immovable and movable property necessary for its operations.


3. Members

A person who accepts the purpose and rules of the association can be accepted as a full member of the association. A private person or a legal entity that wants to support the purpose and activities of the association can be accepted as a profitable member. Full members and supporting members are approved on application by the board of the association.

Members working on the association's premises or on the association's equipment must have a valid accident insurance.

4. Resignation and removal of a member

A member has the right to resign from the association by notifying the board or its chairman in writing or by notifying the resignation at the meeting of the association for entry in the minutes.

The Board may dismiss a member from the association if the member has failed to pay his or her due membership fee or has otherwise failed to fulfill the obligations to which he or she has committed by joining the association or has significantly harmed the association or no longer meets the membership conditions. A board may also dismiss a member if the member has violated, either intentionally, repeatedly or negligently, the association's work space rules approved by the board.


5. Membership and membership fee

The amount of the membership fee and the annual membership fee charged to full members and profitable members for each group of members is decided separately by the meeting of the association.

In October, November and December, a member who joins may be reduced or exempted at the discretion of the Board.

The Board of the Association has the right to release an individual member from the obligation to pay the membership fee at its discretion for one year at a time.

6. Board

The affairs of the association are managed by the board, which includes the chairman elected at the association's meeting and 3-7 other members. The term of office of the members of the Board of Directors and the Chairman is two calendar years. Half of the members of the Board resign every year. The Board elects a Vice-Chairman from among its members and employs a secretary, treasurer and other necessary staff from among its members or externally. The Board of Directors convenes at the invitation of the Chairman when he considers it necessary or when at least half of the members of the Board of Directors request it.

A quorum is reached when at least half of its members, including the chairman or vice-chairman, are present. Voting shall be by simple majority. In the event of a tie, the chairman shall have the casting vote. Full members have the right to examine the minutes of the Board of Directors upon request.

7. Entering the name of the association

The name of the association is written by the chairman of the board, vice chairman, secretary or treasurer, the two together. However, the other signatory must be the chairman or vice-chairman.

8. Financial year and performance audit

The financial year of the association is the calendar year. The financial statements with the necessary documents and the annual report of the Board of Directors must be submitted to the "" auditors "not later than four weeks before the spring meeting. The performance auditors must give their written statement to the Board no later than two weeks before the spring meeting.

9. Association meetings

The association holds two regular meetings a year. The spring meeting of the association is held in February-May and the autumn meeting in September-December on a date determined by the board. An extraordinary meeting is held when the meeting of the association so decides or when the board deems it necessary or when at least one tenth (1/10) of the voting members of the association so request in writing from the board for a matter specifically notified. The meeting shall be held within thirty days of the request to hold it to a member of the Board of Directors. At the meetings of the Association, each full member has one vote. In the absence of a member entitled to vote, he may authorize an agent from among the members of the association to represent himself at the meeting. Each member of the association may represent only one member by proxy. A profitable member has the right to attend and speak at the meeting. Unless otherwise provided in the rules, the decision of the meeting of the association shall be the opinion supported by more than half of the votes cast. In the event of a tie, the chairman of the meeting shall have the casting vote.

10. Convening association meetings

The Board shall convene the meetings of the Association at least two weeks before the meeting by mail or e-mail to the members.

11. Actual meetings

The spring meeting of the association will address the following issues:

Opening of the 1st meeting
2. elect a chairman, a secretary, two auditors and, if necessary, two tellers
3. establish the legality and quorum of the meeting
4. The rules of procedure of the meeting shall be adopted
5. present the financial statements, the annual report and the opinion of the auditors
6. decide on the approval of the financial statements and the discharge of the Board of Directors and other accountable persons
7. deal with other matters mentioned in the invitation to the meeting.

The following issues will be discussed at the autumn meeting of the association:

Opening of the 1st meeting
2. elect a chairman, a secretary, two auditors and, if necessary, two tellers
3. establish the legality and quorum of the meeting
4. The rules of procedure of the meeting shall be adopted
5. adopt the action plan, the statement of revenue and expenditure and the amounts of the membership and membership fees for the following calendar year;
6. elect the Chairman of the Board and other members
7. elect one or two auditors and appoint them as deputy auditors
8. deal with other matters mentioned in the invitation to the meeting.

If a member of the association wishes to have a matter discussed at the spring or autumn meeting of the association, he or she must notify the board in writing in good time so that the matter can be included in the invitation to the meeting.

12. Changing the rules and dissolving the association

The decision to amend the rules and dissolve the association must be made at a meeting of the association by a majority of at least three-quarters (3/4) of the votes cast. The invitation to the meeting must mention the amendment of the rules or the dissolution of the association. Upon the dissolution of the Association, the funds of the Association shall be used to further the purpose of the Association in the manner determined by the meeting deciding on the dissolution. When an association is wound up, its assets will be used for the same purpose.