Kulukorvaukset

Helsinki Hacklabin yhteiset hankinnat tapahtuvat kolmella eri tavalla:

1. Jäsenten tekemät pienhankinnat alle 50 €
2. Tilavastaavien budjetoidut hankinnat kulutustarvikkeisiin
3. Isommat hankinnat, uudet koneet ja tilan kehittäminen hallitukselle lähetetyn ehdotuksen kautta

Pienhankinnat

Kaikki jäsenet voivat ehdottaa pienhankintoja, erityisesti jos on valmis itse auttamaan ostoksen tekemisessä.

Lähetä ideasi Slackiin kanavalla #hankinnat

• Aloita uusi viesti, jossa on tiedot siitä, mitä aiot ostaa, ja arvioitu hinta.
• Mitä tarkemmin pystyt kuvaamaan ideasi (merkki, malli, kaupan hinta), sitä parempi! Laita vaikka suora linkki verkkokauppaan tai kuva. Tämä varsinkin isompien tai erikoisempien hankintojen kanssa.
• Alle 50 € ostoksia voi ostaa ilman ennakkohyväksyntää.
• Yli 50 € ostot edellyttävät hallituksen jäsenen tai tilan budjettivastaavan hyväksyntää. Hyväksynnän jälkeen viitenumerolla voit ostaa sen. Katso tarkemmat tiedot kohdasta Isot Ostokset Ja Laitehankinnat
• Jokainen voi kommentoida vapaasti ostoideoita, yleisön kommenteilla ja reaktioilla on merkitystä hyväksyntään.
• Jos hallitus ei vastaa tai et tiedä kuka on kyseisen tilan budjettivastaava, voit pingata heitä, @ matti.nummi ensin (ostopäällikkö).
• Hallituksen jäseniin saa Slackissä helpoiten yhteyttä @board aliaksen kautta. Esim: 'Hei @board, sopiiko tämä?'
• Keskustelkaa vain säikeissä, mikäli mahdollista, yksi viesti ostoa kohti! Voit asettaa ilmoituspyynnön ketjuihisi seurannan helpottamiseksi.
• Kanavien silloitus (matrix) Ei valitettavasti tue ketjuja. Toimii tällä hetkellä vain Slack:issä.

Hallituksen jäsen merkitsee ideasi viitenumerolla, joka auttaa meitä seuraamaan niitä. Viitenumero yksistään ei ole vielä hyväksyntä eikä lupa tehdä hankintaa, viitenumero on vain keino seurata hankintaehdotuksia, riippumatta niiden hyväksymisestä tai hylkäämisestä.

Hanki hyvitystä ostoksestasi

Jos et ole vielä saanut henkilökohtaista Holvin korvauslinkkiä, pyydä sellainen hallitukselta! Talleta linkki itsellesi, voit käyttää sitä monta kertaa.

• Kun olet saanut ideasi tuen tai jos se on alle 50 euroa, voit ostaa tuotteet.
• Säilytä maksamasi kuitit tai muut asiakirjat. Jos ostat käytettyjä tuotteita yksityisiltä omistajilta, voit ottaa niistä kuvan jne.
• Lähetä korvaushakemus Holvissa viitenumerolla, jonka hallituksen jäsen on lisännyt keskusteluun. Lisää kuvat kuiteista Holvi-pyyntöön.
• Alle 50 euron ostot korvataan ilman ennakkohyväksyntää, mutta tarvitsevat viitenumeron.
• Hacklabin hallitus takaa yli 50 euron ostojen korvaamisen vain jos sillä on ennakkohyväksyntä.
• Yli 50 euron ostot, jotka on tehty ilman ennakkohyväksyntää, voidaan hyvittää tai olla korvaamatta, otat riskin.
• Sisällytä saamasi viitenumero korvaushakemukseen

Isot Ostokset Ja Laitehankinnat

Jos kyseessä on uusi laite tai kalliimpi uusi osa olemassa olevaan laitteeseen, tulee tästä tehdä hankintaehdotus hallitukselle.

Hankintaehdotuksesta pitää selvitä ainakin:

• hankinnan kohde
• sijoituspaikka
• mittaukset sijoituspaikasta ja laitteen koosta
• vastuuhenkilöt
• perusteet hankinnalle eli miksi se on tarpeellinen (esim. yhteisön enemmistön toive jonkun kokouksen perusteella pitäisi olla tarpeeksi hyvä motivaatio)
• tarpeen kuvaus eli käyttötarkoitus (esim. uusi vannesaha helpottaa materiaalien sahaamista, uusi kolvi on parempi kuin vanha ja tekee kolvaamisesta mielekkäämpää)
• oletettu käyttäjämäärä/kk, karkea arvio (esim. pienoismallijunaradan raiteiden suoristuslaitteen käyttäjämäärä on 0.001 käyttäjää/kk ja MIG-hitsin käyttäjämäärä on about 30 käyttäjää/kk)
• käytön vuosittaiset kustannukset (esim. MIG-hitsin kaasu, kuluvat varaosat ja lanka: 500€/v)
• hinta/hinnat: mitä muuta varustelua tarvitaan hankinnan lisäksi ja mitä varustelu maksaa (esim. uusi MIG-hitsi maksaa 2000€)
• kuka vastaa koulutuksista ja käyttöönotosta
• kuinka usein koulutuksia pyritään järjestämään (esim. kerran kuukaudessa tai tarpeen mukaan)
• mitä muita vaihtoehtoja hankinnalle on ja miksi tämä on paras vaihtoehto (esim. vannesahan sijaan voisi hankkia katkaisusahan, mutta vannesaha on tarkempi/hiljaisempi/turvallisempi/halvempi etc.)

Tarjoukset tulee pyytää vähintään 3-5 eri toimijalta (taulukoidaan vertailutaulukkoon) ja niistä tulee selvitä esim. varusteluiden erot ja muut hankintapäätökseen vaikuttavat asiat.

Hankintaehdotus liitteineen toimitetaan hallitukselle 2 viikkoa ennen hallituksen kokousta hallituksen sähköpostiin, mieluiten PDF:nä. Hankintaehdotus tulee esittää hallitukselle (hallitus kutsuu esittäjän kokoukseen tarvittaessa) ja sen jälkeen hallitus päättää hankinnasta harkintansa mukaan. Hankintapäätökseen vaikuttaa yhdistyksen taloustilanne ja muiden tilojen tarpeet, sekä hankinnan kriittisyys. Hankinnat priorisoidaan hallituksen toimesta hallituksen kokouksissa.