Kulukorvaukset

Helsinki Hacklabin yhteiset hankinnat tapahtuvat kolmella eri tavalla:

1. Jäsenten tekemät pienhankinnat alle 50 €
2. Tilavastaavien tai hallituksen ohjauksessa budjetoidut hankinnat kulutustarvikkeisiin, vaihto-osiin ja keskisuuriin hankintoihin yms. yli 50 €
3. Isommat hankinnat, uudet koneet ja tilan kehittäminen hallitukselle lähetetyn ehdotuksen kautta

Pienhankinnat alle 50 €

Lähetä ideasi Slackiin kanavalla #hankinnat , erityisesti jos on valmis itse auttamaan ostoksen tekemisessä.

• Aloita uusi viesti, jossa on tiedot siitä, mitä aiot ostaa, ja arvioitu hinta
• Alle 50 € ostoksia voi ostaa ilman ennakkohyväksyntää
• Tärkeintä on, että hankinta tulee yhteiseen käyttöön, auttaa läbin toimintaa ja on kiistatta hyödyllinen
  • joitain esimerkkejä:
  • käsipaperi, saippua, konetiskitabletti..
  • katkenneen poranterän korvaaminen, vaihtoterä vannesahaan...
  • jätekuorman vienti roska-asemalle
  • maalarinteippi, merkintäkynä...
  • pienet käsityökalut, uusi katkaisuveitsi, mittausväline...

Laitamme kaiken hintaisiin hankintaehdotuksiin mukaan seurantanumeron, joka auttaa meitä seuraamaan niitä.

Yli 50 euron hakinnat hallituksen tai tilavastaavien hyväksynnällä

Kaikki jäsenet voivat esittää hankintoja.

Jos sinulla on ehdotus, joka ylittää 50 euroa, sekin voi olla mahdollinen toteuttaa. Tällöin hankinta edellyttää, että budjettia seuraavat tilavastaavat tai hallitus puoltavat sitä. Hankintaehdotus sisällytetään silloin sen työhuoneen budjettiin, johon se kohdistuu, ellei se sitten ole jokin yleistarvike ilman kohdistettua työhuonetta.

• Käytä #hankinnat-kanavaa samalla tavoin kuin alle 50 euron hankinnoissa
• Jokainen voi kommentoida vapaasti ostoideoita, yleisön kommenteilla ja reaktioilla on merkitystä hyväksyntään.
• Keskustelkaa vain säikeissä, mikäli mahdollista, yksi viesti ostoa kohti! Voit asettaa ilmoituspyynnön ketjuihisi seurannan helpottamiseksi.
• Mitä tarkemmin pystyt kuvaamaan ideasi (merkki, malli, kaupan hinta), sitä parempi! Laita vaikka suora linkki verkkokauppaan tai kuva. Tämä varsinkin isompien tai erikoisempien hankintojen kanssa.
• Hallituksen jäseniin saa Slackissä helpoiten yhteyttä @board aliaksen kautta. Esim: 'Hei @board, sopiiko tämä?'
• Jos hallitus ei vastaa tai et tiedä kuka on kyseisen tilan budjettivastaava, voit pingata heitä, @ matti.nummi ensin (ostopäällikkö).

Jos hankinta on suurempi, kallis, koskee uutta konetta, vaatii työtilalta järjestelyjä tai kehittää tilaa uuteen järjestykseen, se menee silloin isojen hankintojen ohjeen kautta.

Laitamme hankintaehdotukseen mukaan seurantanumeron, joka auttaa meitä seuraamaan niitä. Seurantanumero ei ole vielä hyväksyntä eikä lupa tehdä hankintaa, seurantanumero on vain keino seurata hankintaehdotuksia, riippumatta niiden hyväksymisestä tai hylkäämisestä

Hanki täysi hyvitys hankintasi kuluista

Jos et ole vielä saanut henkilökohtaista Holvin korvauslinkkiä, pyydä sellainen hallitukselta! Talleta linkki itsellesi, voit käyttää sitä monta kertaa.

• Kun olet saanut idellesi tuen, voit tehdä hankinna.
• Jos hankintasi on alle 50 euroa, voit ostaa tuotteet suoraan pienhankintaohjeen mukaan vaikka heti.
• Säilytä maksamasi kuitit tai muut asiakirjat. Jos ostat käytettyjä tuotteita yksityisiltä omistajilta, voit ottaa niistä kuvan jne. Koskee sekä isoja että pieniä hankintoja yhtä lailla!
• Lähetä korvaushakemus Holvissa viitenumerolla, jonka hallituksen jäsen on lisännyt keskusteluun. Lisää kuvat kuiteista Holvi-pyyntöön.
• Hacklabin hallitus takaa yli 50 euron ostojen korvaamisen vain jos sillä on ennakkohyväksyntä.
• Yli 50 euron ostot, jotka on tehty ilman ennakkohyväksyntää, voidaan hyvittää tai olla korvaamatta, otat itse tässä riskin jos hyväksyntää ei ole ennen hankintaa.
• Sisällytä saamasi seurantanumero korvaushakemukseen, esim. otsikkoon, myös alle 50 € hankinnoissa

Isot Ostokset Ja Laitehankinnat

Jos kyseessä on uusi laite, laitteen osa, tavallista kalliimpi tai poikkeuksellisempi muu hankinta, tai ei mene työtilan oman kehittämisen budjettiin tms., tulee tästä tehdä hankintaehdotus hallitukselle.

Isolla hankinnalla ei ole tarkkoja kriteereitä tai määritelmiä, mutta se toteuttaa joitain alla olevia tunnusmerkkejä:

• Korkampi hinta ja/tai käyttökustannukset (ei tarkkaa euromääräistä rajaa)
• Vaatii mahdollisesti pysyvän sijoituspaikan esim. lattialta, pöydältä, pihalta
• Vaatii muita erikois- tai turvallisuusjärjestelyjä, tai uuden infran asentamista työtilalta
• Muuttaa työtilan muiden koneiden yms. työpisteiden uudelleensijoitteluun tai muulla tavoin vaikuttaa haittaavasti tilan käyttöön (esim. hajut, pölyt)
• On täysin uusi työskentelymenetelmä läbillä, tai ei oikein kuulu minkään työtilan oman budjettin seurantaan

Hankintaehdotuksesta pitää selvitä keskeiset hankinnan perustelut. Jokainen hankinta on aina omalla laillaan erilainen, ja ehdotus tulee esitellä parhaaksi näkemällään tavalla. Hankinnalle tulee olla tukea muilta työtilan käyttäjiltä ja erityisesti hankintaa koskevan mahdollisen työtilan vastuuhenkilöiltä. Mitä isompi hankinta, sen enemmän vaatimuksia, vähän pienempien kohdalla ei tarvitse nähdä liian paljon vaivaa. Koneiden hankintaehdotuksien apuna on hyvä käyttää alla olevaa tukikysymysten listaa, mutta esimerkiksi ohjelmistohankinnan kohdalla joudut soveltamaan sitä enemmän. Keksi itse lisää kysymyksiä, jotka ovat mielestäsi olennaisia ehdotuksellesi.

• hankinnan kohde
• sijoituspaikka
• mittaukset sijoituspaikasta ja laitteen koosta
• vaadittava alue koneen käytölle, turva-alueelle, asennuksien yms. vaatimalle alueelle, muu haitta tai uudellenjärjestelyn vaatimus tilan järjestelylle tms. (kokonaispinta-ala)
• vastuuhenkilöt, hankinnan toteutus
• perusteet hankinnalle eli miksi se on tarpeellinen
  • esim. yhteisön enemmistön toive jonkun työtilakokouksen perusteella pitäisi olla tarpeeksi hyvä motivaatio
  • voit perustella tarpeen parhaaksi näkemälläsi tavalla, josta tarve käy ilmi
• tarpeen kuvaus eli käyttötarkoitus
  • esim. uusi vannesaha helpottaa materiaalien sahaamista, uusi kolvi on parempi kuin vanha ja tekee kolvaamisesta mielekkäämpää
• oletettu käyttäjämäärä/kk, karkea arvio
  • esim. pienoismallijunaradan raiteiden suoristuslaitteen käyttäjämäärä on 0.001 käyttäjää/kk ja MIG-hitsin käyttäjämäärä on about 30 käyttäjää/kk
• käytön vuosittaiset kustannukset
  • esim. MIG-hitsin kaasu, kuluvat varaosat ja lanka: 500€/v
• hinta/hinnat: mitä muuta varustelua tarvitaan hankinnan lisäksi ja mitä varustelu maksaa (esim. uusi MIG-hitsi maksaa 2000€)
• kuka vastaa koulutuksista ja käyttöönotosta
• kuinka usein koulutuksia pyritään järjestämään (esim. kerran kuukaudessa tai tarpeen mukaan)
• mitä muita vaihtoehtoja hankinnalle on ja miksi tämä on paras vaihtoehto
  • esim. vannesahan sijaan voisi hankkia katkaisusahan, mutta vannesaha on tarkempi/hiljaisempi/turvallisempi/halvempi etc.

Tarjoukset tulee pyytää vähintään 3-5 eri toimijalta (taulukoidaan vertailutaulukkoon) ja niistä tulee selvitä esim. varusteluiden erot ja muut hankintapäätökseen vaikuttavat asiat.

Hankintaehdotus liitteineen toimitetaan hallitukselle 2 viikkoa ennen hallituksen kokousta hallituksen sähköpostiin, laajemmat isojen hankintojen esitykset jopa PDF:nä. Hankintaehdotus tulee esittää hallitukselle (hallitus kutsuu esittäjän kokoukseen tarvittaessa) ja sen jälkeen hallitus päättää hankinnasta harkintansa mukaan. Hankintapäätökseen vaikuttaa yhdistyksen taloustilanne ja muiden tilojen tarpeet, sekä hankinnan kriittisyys. Hankinnat priorisoidaan hallituksen toimesta hallituksen kokouksissa.